فيما يلي بعض مهام قواعد البيانات الأساسية التي يمكنك القيام بها لمساعدتك على تعلم كيفية استخدام Microsoft Access 2010. ما هو الوصول؟ قواعد البيانات العلائقية في Access عند فتح Access بحث وتطبيق قالب إنشاء قاعدة بيانات من البداية فتح قاعدة بيانات Access موجودة البدء في استخدام قاعدة البيانات الجديدة إضافة جدول لصق البيانات من مصدر آخر في جدول Access استيراد أو ارتباط إلى بيانات من مصدر آخر خطوات استيراد البيانات من جدول بيانات أو برنامج آخر استيراد ورقة عمل Excel إلى Access استيراد ورقة عمل Excel كجدول في قاعدة بيانات جديدة استخدم معالج تحليل الجداول لتنظيم بياناتك العمل مع بيانات من برامج أخرى استخدام قاعدة بيانات إصدار سابق في إصدارات عديدة Access استخدام ملف قاعدة بيانات Access في إصدارات متعددة من Access الخطوة 1: إنشاء نسخة من قاعدة البيانات الموجودة وحفظها بتنسيق جديد الخطوة 2: تقسيم قاعدة البيانات نسخ واستخدام الملف الأصلي كقاعدة بيانات النهاية الخلفية 3: قم بتوصيل الواجهة الأمامية الجديدة بقاعدة البيانات الأصلية استخدم تطبيق الواجهة الأمامية / الخلفية في العديد من الإصدارات تعد sions Access Access 2010 أداة لتصميم وتطبيق قاعدة البيانات التي يمكنك استخدامها لتتبع المعلومات الهامة. يمكنك الاحتفاظ ببياناتك على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، أو يمكنك النشر على الويب حتى يتمكن الآخرون من استخدام قاعدة البيانات الخاصة بك باستخدام مستعرض ويب. يبدأ العديد من الأشخاص باستخدام Access عندما يصبح البرنامج الذي يستخدمونه لتتبع شيئًا ما أقل ملاءمةً للمهمة. على سبيل المثال ، لنفترض أنك منظم أحداث ، وتريد تتبع جميع التفاصيل التي تحتاج إلى إدارتها لجعل أحداثك ناجحة. إذا كنت تستخدم معالج كلمات أو برنامج جداول بيانات للقيام بذلك ، فيمكنك بسهولة الدخول في مشكلة مع بيانات مكررة وغير متناسقة. يمكنك استخدام برنامج التقويم ، ولكن تعقب المعلومات المالية في تقويم ما لا يناسبك. في بعض الأحيان تحتاج إلى قاعدة بيانات علائقية لتتبع مثل هذه المعلومات كمخزن للبيانات التي تم فصلها إلى مجموعات أصغر من البيانات (تسمى الجداول) للتخلص من التكرار ، ثم ترتبط معًا استنادًا إلى أجزاء المعلومات الشائعة (تسمى الحقول). على سبيل المثال ، قد تحتوي قاعدة بيانات التخطيط للعلاقة على حدث على جدول يحتوي على معلومات العميل ، وجدول يحتوي على معلومات عن الموردين ، وجدول يحتوي على معلومات الأحداث. قد يحتوي الجدول الذي يحتوي على معلومات الأحداث على حقل لربطه بجدول العملاء وحقل لربطه بجدول البائع. بهذه الطريقة ، على سبيل المثال ، إذا تغير رقم هاتف البائع ، يمكن تغيير المعلومات مرة واحدة في جدول المورد ، بدلاً من كل حدث يتضمن البائع. يعد Access أداة يمكنك استخدامها لتطوير تطبيقات قواعد البيانات العلائقية بسرعة وسهولة والتي تساعدك على إدارة المعلومات. يمكنك إنشاء قاعدة بيانات لمساعدتك في تتبع أي نوع من المعلومات ، مثل المخزون أو جهات الاتصال المهنية أو العمليات التجارية. في الواقع ، يأتي Access مع النماذج التي يمكنك استخدامها على الفور لتتبع مجموعة متنوعة من المعلومات ، مما يجعل الأمور سهلة حتى بالنسبة للمبتدئين. عند بدء تشغيل Access 2010 ، سترى عرض Microsoft Office Backstage ، حيث يمكنك الحصول على معلومات حول قاعدة البيانات الحالية ، وإنشاء قاعدة بيانات جديدة ، وفتح قاعدة بيانات موجودة ، وعرض المحتوى المميز من Office. يحتوي عرض Backstage أيضًا على العديد من الأوامر الأخرى التي يمكنك استخدامها لضبط قواعد البيانات أو صيانتها أو مشاركتها. تنطبق الأوامر في عرض Backstage عمومًا على قواعد البيانات بأكملها ، وليس على الكائنات داخل قاعدة البيانات. ملاحظة: يمكنك الوصول إلى طريقة عرض Backstage في أي وقت بالنقر فوق علامة التبويب ملف. أعلى الصفحة يوفر لك Access مجموعة متنوعة من القوالب التي يمكنك استخدامها لتسريع عملية إنشاء قاعدة البيانات الخاصة بك. القالب هو قاعدة بيانات جاهزة للاستخدام تحتوي على جميع الجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير اللازمة لأداء مهمة محددة. على سبيل المثال ، هناك قوالب يمكن استخدامها لتتبع المشكلات أو إدارة جهات الاتصال أو الاحتفاظ بسجل للمصروفات. تحتوي بعض القوالب على بعض السجلات النموذجية للمساعدة في إثبات استخدامها. يمكن استخدام قواعد بيانات القوالب كما هي ، أو يمكنك تخصيصها لتناسب احتياجاتك بشكل أفضل. للعثور على قالب وتطبيقه على قاعدة البيانات الخاصة بك ، قم بما يلي: من علامة التبويب ملف ، انقر فوق جديد. ضمن القوالب المتوفرة ، قم بأحد الإجراءات التالية: لإعادة استخدام قالب قمت باستخدامه مؤخرًا ، انقر فوق القوالب الأخيرة ، ثم حدد القالب الذي تريده. لاستخدام قالب قمت بتثبيته بالفعل ، انقر فوق My Templates ، ثم حدد القالب الذي تريده. com قوالب ، انقر فوق فئة قالب ، حدد القالب الذي تريده ، ثم انقر فوق تنزيل لتنزيل القالب من Office . com للمربع قوالب ، اكتب واحد أو أكثر من مصطلحات البحث ، ثم انقر فوق زر السهم للبحث. بشكل اختياري ، انقر فوق رمز المجلد المجاور لمربع 'اسم الملف' لاستعراض الموقع الذي تريد إنشاء قاعدة البيانات فيه. إذا كنت لا تشير إلى موقع محدد ، يقوم Access بإنشاء قاعدة البيانات في الموقع الافتراضي المعروض أسفل مربع اسم الملف. يقوم Access بإنشاء قاعدة البيانات وفتحها للاستخدام. أعلى الصفحة إذا كنت تريد مقدمة أكثر تفصيلاً للمفاهيم الموجودة خلف استخدام Access لإنشاء قاعدة بيانات ، راجع مقالة أساسيات تصميم قواعد البيانات. إذا لم يناسب أي من القوالب احتياجاتك ، أو إذا كان لديك بيانات في برنامج آخر تريد استخدامه في Access ، فقد تقرر أنه من الأفضل إنشاء قاعدة بيانات من البداية. في Access 2010 ، لديك خيار: قاعدة بيانات قياسية لسطح المكتب أو قاعدة بيانات ويب. لمزيد من المعلومات حول قواعد بيانات الويب ، راجع المقال إنشاء قاعدة بيانات لمشاركتها على الويب. لإنشاء قاعدة بيانات جديدة ، قم بما يلي: ابدأ تشغيل Access. في علامة التبويب جديد في طريقة العرض Backstage ، انقر فوق قاعدة بيانات فارغة أو قاعدة بيانات ويب فارغة. هام: سيحدد الخيار الذي تقوم به هنا الميزات المتوفرة في قاعدة البيانات. لا يمكن نشر قواعد بيانات سطح المكتب على الويب ، ولا تدعم قواعد بيانات الويب بعض ميزات سطح المكتب ، مثل استعلامات الإجماليات. على اليمين ، اكتب اسمًا لقاعدة البيانات الخاصة بك في المربع 'اسم الملف'. لتغيير الموقع الذي قمت فيه بإنشاء الملف ، انقر فوق استعراض بجوار المربع اسم الملف ، وقم بالاستعراض إلى الموقع الجديد وحدده ، ثم انقر فوق موافق. يقوم Access بإنشاء قاعدة البيانات ، ثم يقوم بفتح جدول فارغ (يسمى Table1) في طريقة عرض ورقة البيانات. يضع Access المؤشر في الخلية الفارغة الأولى في العمود Click to Add (إضافة) إلى الجدول الجديد. لإضافة بيانات ، ابدأ الكتابة أو يمكنك لصق البيانات من مصدر آخر ، كما هو موضح في القسم لصق البيانات من مصدر آخر في جدول Access ، لاحقًا في هذه المقالة. ملاحظات: تم تصميم إدخال البيانات في طريقة عرض ورقة البيانات ليكون مشابهًا جدًا لإدخال البيانات في ورقة عمل Excel. يتمثل القيد الرئيسي في أنه يجب إدخال البيانات في صفوف وأعمدة متجاورة ، بدءًا من الزاوية العلوية اليمنى من ورقة البيانات. يجب ألا تحاول تنسيق بياناتك عن طريق تضمين صفوف أو أعمدة فارغة كما قد تفعل في ورقة عمل Excel ، لأن القيام بذلك سيضيع المساحة في جدولك. الجدول يحتوي فقط على البيانات الخاصة بك. سيتم عرض كل عرض مرئي لتلك البيانات في النماذج والتقارير التي تصممها لاحقًا. يتم إنشاء بنية الجدول أثناء إدخال البيانات. في أي وقت تقوم فيه بإضافة عمود جديد إلى ورقة البيانات ، يتم تعريف حقل جديد في الجدول. يحدد Access نوع بيانات الحقل استنادًا إلى نوع البيانات التي تقوم بإدخالها. على سبيل المثال ، إذا كان لديك عمود قمت بإدخال قيم التاريخ فقط ، فسيقوم Access بتعيين نوع بيانات ذلك الحقل إلى التاريخ / الوقت. إذا حاولت لاحقًا إدخال قيمة غير التاريخ (مثل اسم أو رقم هاتف) في هذا الحقل ، فسيقوم Access بعرض رسالة تخبرك بأن القيمة لا تتطابق مع نوع بيانات العمود. عندما يكون ذلك ممكنًا ، يجب أن تخطط لجدولك بحيث يحتوي كل عمود على نفس نوع البيانات ، سواء كان نصًا أو تواريخًا أو أرقامًا أو نوعًا آخر. هذا يجعل عملية إنشاء الاستعلامات والنماذج والتقارير أسهل بكثير من تحديد البيانات التي تريدها فقط. إذا كنت لا ترغب في إدخال البيانات حتى الآن ، انقر فوق إغلاق . ملاحظة: سيحذف Access الجدول 1 إذا قمت بإغلاقه دون الحفظ. أعلى الصفحة تلميح: لفتح أحد آخر قواعد البيانات التي قمت بفتحها ، بسرعة ، من علامة التبويب ملف ، انقر فوق حديث ، ثم انقر فوق اسم الملف. انقر فوق اختصار في مربع الحوار فتح أو ، في المربع بحث في ، انقر فوق محرك الأقراص أو المجلد الذي يحتوي على قاعدة البيانات التي تريدها. في قائمة المجلدات ، انقر نقراً مزدوجاً فوق المجلدات حتى تقوم بفتح المجلد الذي يحتوي على قاعدة البيانات. عند العثور على قاعدة البيانات ، قم بتنفيذ أحد الإجراءات التالية: لفتح قاعدة البيانات في وضع الفتح الافتراضي ، انقر نقرًا مزدوجًا فوقه. لفتح قاعدة البيانات للوصول المشترك في بيئة متعددة المستخدمين ، بحيث يمكنك أنت والمستخدمين الآخرين قراءة وكتابة قاعدة البيانات في نفس الوقت ، انقر فوق فتح. لفتح قاعدة البيانات للوصول للقراءة فقط ، بحيث يمكنك عرضها ولكن لا يمكنك تحريرها ، انقر فوق السهم الموجود بجوار الزر فتح ، ثم انقر فوق فتح للقراءة فقط. لفتح قاعدة البيانات للوصول الحصري ، حتى لا يتمكن أي شخص آخر من فتحها أثناء فتحها ، انقر فوق السهم الموجود بجوار الزر فتح ، ثم انقر فوق فتح. لفتح قاعدة البيانات للوصول للقراءة فقط ، انقر فوق السهم الموجود بجوار الزر 'فتح' ، ثم انقر فوق 'فتح خاص للقراءة فقط'. لا يزال بإمكان المستخدمين الآخرين فتح قاعدة البيانات ، لكن لديهم حق الوصول للقراءة فقط. إذا لم تتمكن من العثور على قاعدة البيانات التي تريد فتحها في مربع الحوار فتح ، انقر فوق اختصار جهاز الكمبيوتر أو ، في المربع بحث في ، انقر فوق جهاز الكمبيوتر. في قائمة محركات الأقراص ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق محرك الأقراص الذي تعتقد أنه قد يحتوي على قاعدة البيانات ، ثم انقر فوق بحث. أدخل معايير البحث الخاصة بك ، ثم اضغط على ENTER للبحث عن قاعدة البيانات. إذا تم العثور على قاعدة البيانات ، فقم بفتحها بالنقر المزدوج فوقها في مربع الحوار 'نتائج البحث'. نظرًا لبدء البحث من مربع الحوار 'فتح' ، يجب النقر فوق 'إلغاء الأمر' في مربع الحوار هذا قبل فتح قاعدة البيانات. يمكنك فتح ملف بيانات مباشرة بتنسيق ملف خارجي (مثل dBASE أو Paradox أو Microsoft Exchange أو Excel). يمكنك أيضًا فتح أي مصدر بيانات ODBC مباشرة ، مثل Microsoft SQL Server أو Microsoft FoxPro. يقوم Access تلقائيًا بإنشاء قاعدة بيانات Access جديدة في نفس المجلد مثل ملف البيانات ، وإضافة ارتباطات لكل جدول في قاعدة البيانات الخارجية. أعلى الصفحة استنادًا إلى القالب الذي استخدمته ، قد تحتاج إلى تنفيذ واحد أو أكثر من الإجراءات التالية لبدء استخدام قاعدة البيانات الجديدة: إذا كان Access يعرض مربع حوار تسجيل الدخول مع قائمة فارغة بالمستخدمين ، فاستخدم الإجراء التالي للحصول على بدأ: انقر على مستخدم جديد. حدد اسم المستخدم الذي قمت بإدخاله للتو ، ثم انقر فوق تسجيل الدخول. إذا كان Access يعرض ورقة بيانات فارغة ، فيمكنك البدء في كتابة البيانات مباشرة في ورقة البيانات هذه ، أو النقر فوق أزرار وعلامات تبويب أخرى لاستكشاف قاعدة البيانات. إذا كان Access يعرض صفحة 'الشروع في العمل' ، فيمكنك النقر فوق الارتباطات الموجودة في هذه الصفحة لمعرفة المزيد حول قاعدة البيانات ، أو النقر فوق أزرار وعلامات تبويب أخرى لاستكشاف قاعدة البيانات. إذا قام Access بعرض رسالة تحذير أمان في شريط الرسائل ، وكنت تثق بمصدر القالب ، انقر فوق تمكين المحتوى. إذا كانت قاعدة البيانات تتطلب تسجيل دخول ، فستحتاج إلى تسجيل الدخول مرة أخرى. بالنسبة لقواعد بيانات سطح المكتب والويب ، تحتاج أيضًا إلى البدء بأحد الخطوات التالية: أعلى الصفحة يمكنك إضافة جدول جديد إلى قاعدة بيانات موجودة باستخدام الأدوات الموجودة في مجموعة 'جداول' في علامة التبويب 'إنشاء'. ملاحظة: في قاعدة بيانات الويب ، يتوفر أمر الجدول فقط في مجموعة الجداول. بغض النظر عن العرض الذي تقوم ببدء تشغيله ، يمكنك دائمًا التبديل إلى طريقة العرض الأخرى باستخدام أزرار العرض في شريط الحالة الخاص بإطار Access. إنشاء جدول فارغ في طريقة عرض 'ورقة البيانات' في طريقة عرض 'ورقة البيانات' ، يمكنك إدخال البيانات على الفور ، والسماح لـ Access بإنشاء بنية الجدول خلف الكواليس. يتم تعيين أسماء الحقول رقميًا (Field1 ، Field2 ، وهكذا) ، ويقوم Access بتعيين نوع بيانات الحقل ، استنادًا إلى نوع البيانات التي تدخلها. في علامة التبويب 'إنشاء' ، في المجموعة 'جداول' ، انقر فوق 'جدول' . يقوم Access بإنشاء الجدول ، ثم يضع المؤشر في الخلية الفارغة الأولى في العمود Click للإضافة. لإضافة بيانات ، ابدأ الكتابة في الخلية الفارغة الأولى أو يمكنك لصق البيانات من مصدر آخر ، كما هو موضح لاحقًا في هذه المقالة. لإعادة تسمية عمود (حقل) ، انقر نقرًا مزدوجًا فوق عنوان العمود ، ثم اكتب الاسم الجديد. نصيحة: حدد اسمًا ذا معنى لكل حقل ، بحيث يمكنك معرفة ما تحتوي عليه دون الحاجة إلى الاطلاع على البيانات. لنقل عمود ، حدده بالنقر فوق عنوان العمود الخاص به ، ثم اسحبه إلى المكان الذي تريده. يمكنك أيضًا تحديد عدة أعمدة متجاورة واسحبها كلها إلى موقع جديد معًا. لإضافة المزيد من الحقول إلى جدولك ، يمكنك إما البدء في الكتابة في العمود 'انقر للإضافة' في طريقة عرض 'ورقة البيانات' ، أو يمكنك إضافة حقول جديدة باستخدام الأوامر الموجودة في المجموعة 'إضافة وحذف' في علامة التبويب 'الحقول'. إنشاء جدول بدءًا من طريقة العرض Design في طريقة العرض Design ، عليك أولاً إنشاء بنية الجدول والجدول الجديد. ثم تقوم بالتبديل إلى طريقة عرض 'ورقة البيانات' لإدخال البيانات ، أو تقوم بإدخال بياناتك باستخدام طريقة أخرى ، مثل استخدام نموذج. عرض التصميم غير متوفر للجداول في قاعدة بيانات الويب. في علامة التبويب 'إنشاء' ، في المجموعة 'جداول' ، انقر فوق 'تصميم الجدول'. لكل حقل في الجدول ، اكتب اسمًا في عمود اسم الحقل ، ثم حدد نوع بيانات من قائمة نوع البيانات. يمكنك إدخال معلومات إضافية لكل حقل في عمود الوصف. يتم عرض الوصف الذي تدخله في شريط الحالة عند وجود نقطة الإدراج في هذا الحقل ، ويتم استخدامه كنص شريط الحالة لأي عناصر تحكم تقوم بإنشائها عن طريق سحب الحقل من جزء قائمة الحقول إلى نموذج أو تقرير ، و عن أي عناصر التحكم التي تم إنشاؤها لهذا الحقل بواسطة معالج النماذج أو معالج التقارير. بعد إضافة كافة الحقول الخاصة بك ، قم بحفظ الجدول: من علامة التبويب ملف ، انقر فوق حفظ. يمكنك بدء إدخال البيانات في الجدول في أي وقت عن طريق التبديل إلى 'عرض ورقة البيانات' والنقر فوق الخلية الفارغة الأولى وكتابة. يمكنك أيضًا لصق البيانات من مصدر آخر ، كما هو موضح في القسم التالي. إنشاء جدول يستند إلى قائمة SharePoint باستخدام قائمة SharePoint ، يمكن استخدام البيانات الخاصة بك بواسطة أشخاص ليس لديهم Access. علاوة على ذلك ، يتم تخزين بيانات القائمة على الخادم ، والذي يوفر بشكل عام حماية أفضل ضد فقدان البيانات من الملفات المخزنة على كمبيوتر سطح المكتب. يمكنك إما البدء بقائمة جديدة ، أو يمكنك الربط بقائمة حالية. يجب أن يكون لديك أذونات كافية على موقع SharePoint حيث تريد إنشاء القائمة؛ قد يختلف ذلك حسب الموقع لذلك اتصل بمسؤول SharePoint للحصول على تفاصيل حول الخيارات المتاحة أمامك. هذه الميزة غير متوفرة في قاعدة بيانات الويب. في علامة التبويب إنشاء ، في المجموعة جداول ، انقر فوق قوائم SharePoint. يمكنك استخدام أحد قوالب القوائم لإنشاء قائمة SharePoint قياسية ، مثل جهات الاتصال أو الأحداث. يمكنك أيضًا اختيار إنشاء قائمة مخصصة ، أو للارتباط بقائمة حالية أو استيرادها. إذا اخترت أيًا من قوالب القائمة أو لإنشاء قائمة مخصصة ، فسيظهر مربع الحوار 'إنشاء قائمة جديدة' لإرشادك خلال العملية. إذا اخترت استخدام قائمة حالية ، فسيظهر مربع الحوار 'الحصول على البيانات الخارجية' لمساعدتك. لمزيد من المعلومات حول الجداول ، راجع المقالة مقدمة للجداول. أعلى الصفحة إذا كانت بياناتك مخزنة حاليًا في برنامج آخر ، مثل Excel ، فيمكنك نسخ البيانات ولصقها في جدول Access. بشكل عام ، يعمل هذا بشكل أفضل إذا كانت بياناتك مفصولة بالفعل في أعمدة ، كما هي في ورقة عمل Excel. إذا كانت بياناتك موجودة في برنامج معالجة النصوص ، فيجب عليك أولاً فصل أعمدة البيانات باستخدام علامات التبويب ، أو تحويل البيانات إلى جدول في برنامج معالجة النصوص ، ثم نسخ البيانات. إذا كانت البيانات الخاصة بك تحتاج إلى أي تحرير أو معالجة (على سبيل المثال ، فصل الأسماء الكاملة إلى الأسماء الأولى والأخيرة) ، فقد ترغب في القيام بذلك قبل نسخ البيانات ، خاصة إذا كنت غير معتاد على Access. عندما تقوم بلصق البيانات في جدول فارغ ، يقوم Access بتعيين نوع بيانات كل حقل وفقًا لنوع البيانات التي يعثر عليها هناك. على سبيل المثال ، إذا كان الحقل الذي تم لصقه يحتوي على قيم تاريخ لا شيء ، يقوم Access بتطبيق نوع بيانات التاريخ / الوقت على هذا الحقل. إذا كان الحقل الذي تم لصقه يحتوي فقط على الكلمات 'نعم' و 'لا' ، يقوم Access بتطبيق نوع بيانات نعم / لا على الحقل. يقوم Access بالوصول إلى الحقول حسب ما يجده في الصف الأول من البيانات الملصقة. إذا كان الصف الأول من البيانات الملصقة متشابه في الكتابة مع الصفوف التي تتبع ، يحدد Access أن الصف الأول هو جزء من البيانات ويقوم بتعيين أسماء الحقول العامة (Field1 و Field2 وما إلى ذلك). إذا كان الصف الأول من البيانات الملصقة غير مشابه للصفوف التي تتبع ، فإن Access يستخدم الصف الأول كأسماء الحقول ، ويستبعد الصف الأول في البيانات الفعلية. إذا قام Access بتعيين أسماء الحقول العامة ، فيجب إعادة تسمية الحقول في أقرب وقت ممكن لتجنب الارتباك. استخدم الإجراء التالي: من علامة التبويب ملف ، انقر فوق حفظ لحفظ الجدول. في طريقة عرض 'ورقة البيانات' ، انقر نقرًا مزدوجًا فوق كل عنوان عمود ، ثم اكتب اسمًا للعمود. أعلى الصفحة قد يكون لديك بيانات قمت بتجميعها في برنامج آخر ترغب في استخدامه في Access. ربما تعمل مع الأشخاص الذين يقومون بتخزين بياناتهم في برامج أخرى ، وتريد العمل مع بياناتهم في Access. أو ربما لديك عدة مصادر مختلفة للبيانات ، وتحتاج إلى 'منصة هبوط' حيث يمكنك جمعها معًا للحصول على تحليل أكثر عمقًا. يسهّل Access استيراد أو ربط البيانات من البرامج الأخرى. يمكنك إحضار بيانات من ورقة عمل Excel ، أو من جدول في قاعدة بيانات Access أخرى ، أو من قائمة SharePoint ، أو من أي مجموعة من المصادر الأخرى. تختلف العملية قليلاً اعتماداً على مصدر البيانات ، ولكن هذه التعليمات ستجعلك تبدأ: من علامة التبويب بيانات خارجية ، في مجموعة الاستيراد والارتباط ، انقر فوق الأمر الخاص بنوع الملف الذي تقوم باستيراده من. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم باستيراد البيانات من ورقة عمل Excel ، انقر فوق Excel. إذا كنت لا ترى نوع البرنامج الصحيح ، فانقر فوق المزيد. ملاحظة: إذا لم تتمكن من العثور على نوع التنسيق الصحيح في مجموعة الاستيراد والارتباط ، فقد تحتاج إلى بدء تشغيل البرنامج الذي قمت في الأصل بإنشاء البيانات فيه ، ثم استخدام هذا البرنامج لحفظ البيانات بتنسيق ملف يدعمه Access (مثل ملف نصي محدد) ، ثم استيراد البيانات أو الارتباط بها. في مربع الحوار 'إحضار بيانات خارجية' ، انقر فوق 'استعراض' للاستعراض إلى ملف البيانات المصدر ، أو اكتب المسار الكامل لملف البيانات المصدر في المربع 'اسم الملف'. انقر فوق الخيار الذي تريده ضمن تحديد كيفية ومكان تخزين البيانات في قاعدة البيانات الحالية. يمكنك إنشاء جدول جديد باستخدام البيانات المستوردة ، أو إنشاء جدول مرتبط يحافظ على ارتباط بمصدر البيانات. حسب اختيارك ، يتم فتح مربع الحوار Link Objects أو مربع الحوار Import Objects. يعتمد الإجراء الدقيق الذي تتبعه على خيار الاستيراد أو الرابط الذي اخترته. في الصفحة الأخيرة من المعالج ، انقر فوق 'إنهاء'. إذا اخترت الاستيراد ، يسألك Access عما إذا كنت تريد حفظ تفاصيل عملية الاستيراد التي أكملتها للتو. إذا كنت تعتقد أنك ستنفذ عملية الاستيراد نفسها مرة أخرى ، فانقر فوق حفظ خطوات الاستيراد ، ثم أدخل التفاصيل. يمكنك بعد ذلك إعادة إنتاج عملية الاستيراد بسهولة عن طريق النقر فوق 'عمليات الاستيراد المحفوظة' في المجموعة 'استيراد' في علامة التبويب 'بيانات خارجية' ، والنقر فوق مواصفة الاستيراد ، ثم النقر فوق تشغيل. إذا كنت لا تريد حفظ تفاصيل العملية ، فانقر فوق إغلاق. يقوم Access باستيراد البيانات إلى جدول جديد ، ثم يعرض الجدول أسفل الجداول في جزء التنقل. لمعرفة المزيد حول كيفية استيراد البيانات إلى Access ، اتبع الارتباطات الموجودة في المقطع انظر أيضًا في هذه المقالة. أعلى الصفحة يختلف باقي عملية التصميم وفقًا لأهدافك ، ولكنك ربما ترغب في التفكير في إنشاء استعلامات ونماذج وتقارير ووحدات ماكرو. لا توفر هذه المقالة معلومات حول إنشاء كائنات قاعدة بيانات إضافية. لمزيد من المعلومات ، راجع هذه المقالات: أعلى الصفحة إذا كنت معتادًا على برامج قواعد البيانات أو جداول البيانات الأخرى ، فمن المحتمل أنك تعرف أساسيات كيفية عمل هذه التطبيقات وما هي قواعد البيانات المستخدمة. يختلف الوصول عن العديد من تطبيقات قواعد البيانات الأخرى عن طريق السماح لك بإنشاء قواعد بيانات علائقية ، كما يختلف عن معظم برامج جداول البيانات من خلال تقديم أدوات لتطوير استعلامات ونماذج وتقارير متطورة. يوفر Access أيضًا العديد من الخيارات للعمل مع برامج قواعد البيانات الأخرى ، مثل SQL Server. يبدأ العديد من الأشخاص في استكشاف Access بعد بناء أول قائمة في Excel. يُعد Excel مكانًا رائعًا لبدء قائمة ، ولكن مع نمو القائمة ، يصبح من الصعب تنظيمها والاحتفاظ بها محدثة. عادةً ما يكون نقل القائمة إلى Access هو الخطوة المنطقية التالية. يشبه جدول قاعدة البيانات في بنية ورقة العمل ، حيث يتم تخزين تلك البيانات في صفوف وأعمدة. وكنتيجة لذلك ، يكون من السهل عادةً استيراد ورقة عمل إلى جدول قاعدة بيانات. يتمثل الاختلاف الرئيسي بين تخزين البيانات في ورقة العمل وتخزينها في قاعدة البيانات في كيفية تنظيم البيانات. إن مجرد استيراد ورقة العمل بأكملها كجدول جديد في قاعدة البيانات لن يحل المشاكل المرتبطة بتنظيم وتحديث بياناتك ، خاصة إذا كانت ورقة العمل تحتوي على بيانات مكررة. لحل هذه المشاكل ، يجب تقسيم بيانات جدول البيانات إلى جداول منفصلة ، كل منها يحتوي على بيانات ذات صلة. لمزيد من المعلومات حول كيفية ترتيب البيانات في الجداول ، راجع مقالة أساسيات تصميم قواعد البيانات. يحتوي Access على معالج تحليل الجداول ، والذي يمكن أن يساعدك في إكمال هذه العملية. بعد استيراد بياناتك إلى جدول ، يساعدك المعالج على تقسيم الجدول إلى جداول منفصلة ، يحتوي كل منها على بيانات غير مكررة في أي من الجداول الأخرى. ينشئ المعالج أيضًا العلاقات الضرورية بين الجداول. أعلى الصفحة من علامة التبويب ملف ، انقر فوق جديد ، ثم انقر فوق قاعدة بيانات فارغة. اكتب اسمًا لقاعدة البيانات الجديدة في المربع اسم الملف ، ثم انقر فوق إنشاء. يتم فتح قاعدة البيانات الجديدة ، ويقوم Access بإنشاء جدول فارغ جديد ، Table1. عند سؤالك ما إذا كنت تريد حفظ التغييرات في تصميم Table1 ، انقر فوق 'لا'. في علامة التبويب بيانات خارجية ، في المجموعة استيراد & ارتباط ، انقر فوق Excel. في مربع الحوار 'إحضار بيانات خارجية' ، انقر فوق 'استعراض'. استخدم مربع الحوار 'فتح ملف' لتحديد موقع الملف الخاص بك. في مربع الحوار 'إحضار بيانات خارجية' ، تأكد من تحديد الخيار استيراد بيانات المصدر إلى جدول جديد في قاعدة البيانات الحالية. يبدأ تشغيل معالج استيراد جدول البيانات ، ويطرح عليك بعض الأسئلة حول بياناتك. اتبع الإرشادات ، انقر فوق التالي أو السابق للتنقل خلال الصفحات. في الصفحة الأخيرة من المعالج ، انقر فوق 'إنهاء'. ملاحظة: يسألك Access عما إذا كنت تريد حفظ تفاصيل عملية الاستيراد التي أكملتها للتو. إذا كنت تعتقد أنك ستنفذ عملية الاستيراد نفسها مرة أخرى ، فانقر فوق نعم ، ثم أدخل التفاصيل. يمكنك بعد ذلك بسهولة إعادة إنشاء العملية في المستقبل عن طريق النقر فوق 'عمليات الاستيراد المحفوظة' في مجموعة 'استيراد' في علامة التبويب 'بيانات خارجية'. إذا كنت لا تريد حفظ تفاصيل العملية ، فانقر فوق إغلاق. يقوم Access باستيراد البيانات إلى جدول جديد ، ثم يعرضها ضمن All Tables في جزء التنقل. أعلى الصفحة بعد استيراد بياناتك إلى جدول Access ، يمكنك استخدام معالج تحليل الجداول لتحديد البيانات المتكررة بسرعة. ثم يوفر المعالج طريقة بسيطة لتنظيم البيانات في جداول منفصلة ، بحيث يتم تخزينها بأكثر الطرق فعالية. يحافظ Access على الجدول الأصلي كنسخة احتياطية ، ثم ينشئ جداول جديدة يمكنك استخدامها كأساس لتطبيق قاعدة البيانات. افتح قاعدة بيانات Access التي تحتوي على الجدول الذي تريد تحليله. في علامة التبويب 'أدوات قاعدة البيانات' ، في المجموعة 'تحليل' ، انقر فوق 'تحليل الجدول'. تحتوي الصفحتان الأوليان من المعالج على برنامج تعليمي قصير مع أزرار يمكنك النقر عليها لمشاهدة أمثلة. إذا كنت لا ترى الصفحات التمهيدية ، ولكنك ترى مربع الاختيار المسمى 'عرض الصفحات الافتتاحية' ؟، فحدد خانة الاختيار ، ثم انقر على 'رجوع' مرتين للاطلاع على المقدمة. إذا كنت لا تريد رؤية الصفحات التمهيدية مرة أخرى بعد قراءة المقدمة ، فيمكنك مسح الصفحات الافتتاحية Show؟ خانة الاختيار. على أي جدول يحتوي على حقول ذات قيم يتم تكرارها في العديد من السجلات؟ الصفحة ، حدد الجدول الذي تريد تحليله ، ثم انقر فوق التالي. يمكنك السماح للمعالج أن يقرر أي الحقول تذهب إلى أي من الجداول ، أو يمكنك اتخاذ هذا القرار بنفسك. إذا قمت باتباع اقتراحات المعالج & apos؛ s ، فلا يزال بإمكانك إجراء تغييرات على تخطيط الجدول في الصفحة التالية من المعالج. ملاحظة: إذا سمحت للمعالج بتحديد الحقول التي سيتم وضعها في أي من الجداول ، فقد لا تكون اختياراته مناسبة دائمًا لبياناتك ، خاصةً إذا لم يكن هناك الكثير من البيانات للعمل مع. يجب عليك التحقق من نتائج المعالج بعناية. من ناحية أخرى ، قد يقترح المعالج تنظيمًا أكثر كفاءة من الذي تفكر فيه ، لذا من الأفضل تجربة قرارات المعالج على الأقل مرة واحدة. إذا كنت لا تحب الاقتراحات ، فلا يزال بإمكانك إعادة ترتيب الحقول يدويًا ، ويمكنك دائمًا النقر فوق 'رجوع' وترتيب جميع الحقول بنفسك. في هذه الصفحة ، يمكنك تحديد الجداول التي تحتوي على الحقول. إذا اخترت السماح للمعالج أن يقرر ، فيجب أن ترى جداول متعددة متصلة بواسطة خطوط العلاقة. خلاف ذلك ، يقوم Access بإنشاء جدول واحد يحتوي على كافة الحقول. في كلتا الحالتين ، يمكنك إجراء تغييرات على هذه الصفحة. يمكنك سحب الحقول من جدول إلى منطقة فارغة من الصفحة لإنشاء جدول جديد يحتوي على تلك الحقول. يمكنك سحب الحقول من جدول واحد إلى جدول آخر إذا كنت تعتقد أنه سيتم تخزينها بشكل أكثر كفاءة هناك. سيتم إعطاء معظم الجداول معرف أو حقل معرف فريد. لمعرفة المزيد حول حقول معرف ، انقر فوق 'تلميحات' في الزاوية العلوية اليمنى من المعالج. للتراجع عن تغيير ، انقر على زر التراجع. لإعادة تسمية جدول ، انقر نقراً مزدوجاً فوق شريط العنوان الخاص به ، اكتب الاسم الجديد ، ثم انقر فوق موافق. بعد قيامك بترتيب الحقول بالطريقة التي تريدها ، انقر فوق التالي. إذا عثر المعالج على سجلات لها قيم متشابهة جدًا ، فستحدد هذه القيم على أنها أخطاء مطبعية ممكنة وتقدم شاشة يمكنك من خلالها تأكيد ما يجب فعله حيالها. قم بالتمرير خلال القائمة للعثور على أي قيم لها في العمود تصحيح ، ثم انقر فوق العنصر المناسب في القائمة المنسدلة. حدد (اترك كما هو) للحفاظ على المعالج من إجراء أي تغييرات على القيمة. يسألك المعالج ما إذا كنت تريد إنشاء استعلام يشبه الجدول الأصلي. إذا كنت قد قمت بالفعل ببناء نماذج وتقارير تستند إلى الجدول الأصلي ، فإن إنشاء مثل هذا الاستعلام يعد فكرة جيدة. إذا اخترت نعم ، قم بإنشاء الاستعلام ، يقوم المعالج بإعادة تسمية الجدول الأصلي عن طريق إلحاق '_OLD' باسم الجدول ، ثم يقوم بتسمية الاستعلام الجديد باستخدام اسم الجدول الأصلي. تستخدم الآن النماذج والتقارير التي تستند إلى الجدول الاستعلام لبياناتهم ، ويستمرون في العمل كما كان من قبل. يقوم المعالج بإنشاء الجداول الجديدة كما هو محدد ، ثم يفتحها. أعلى الصفحة يوفر Access 2010 ميزات للعمل مع البيانات المخزنة في البرامج الأخرى. إنشاء قاعدة بيانات Access جديدة ترتبط بالبيانات بتنسيق ملف آخر يمكنك استخدام Access لفتح ملف بتنسيق ملف آخر مثل نص أو dBASE أو جدول بيانات. يقوم Access تلقائيًا بإنشاء قاعدة بيانات Access ويربط الملف نيابة عنك. في مربع الحوار 'فتح' ، انقر فوق نوع الملف الذي تريد فتحه في القائمة. إذا كنت غير متأكد من نوع الملف ، فانقر فوق All Files (*). إذا لزم الأمر ، استعرض للوصول إلى المجلد الذي يحتوي على الملف الذي تريد فتحه. عندما تعثر على الملف ، انقر نقرًا مزدوجًا فوقه لفتحه. في الصفحة الأخيرة من المعالج ، انقر فوق 'إنهاء'. استيراد أو ربط البيانات بقاعدة بيانات Access موجودة يمكنك إما استيراد البيانات من مصادر وبرامج أخرى إلى جداول Access بحيث تكون البيانات مضمنة داخل ملف Access ، أو يمكنك الارتباط بالبيانات من Access حتى تظل البيانات في النص الأصلي ملف (خارج ملف Access). في علامة التبويب بيانات خارجية ، في المجموعة استيراد & ارتباط ، انقر فوق التنسيق الذي يتم تخزين البيانات فيه. يمكنك استيراد البيانات أو الارتباط بها من المصادر التالية: Excel يمكنك إحضار بيانات من ورقة عمل أو نطاق مسمى في مصنف Excel. يجب استيراد كل ورقة عمل أو نطاق مسمى أو ربطها بشكل منفصل. Access هذا مفيد للغاية لفصل العملية عن البيانات الخاصة بك ، وإنشاء قاعدة بيانات منفصلة. بمعنى ، يمكنك استخدام قاعدة بيانات واحدة لاحتواء كافة النماذج والتقارير ووحدات الماكرو ، والاحتفاظ ببياناتك في قاعدة بيانات أخرى. يمكنك تطوير التحسينات دون مقاطعة عمل أي شخص. يمكنك أيضًا دمج البيانات من العديد من قواعد بيانات Access المختلفة في أحدها ، مما يسهل تلخيص البيانات عبر الأقسام أو بين شركاء العمل. قاعدة بيانات ODBC تدعم العديد من البرامج هذا التنسيق ، بما في ذلك العديد من منتجات خوادم قواعد البيانات. يساعدك هذا على إنشاء قواعد بيانات 'landing pad' ، حيث تجمع البيانات من أنظمة مختلفة. ملف نصي يمكنك الاتصال بملف نصي بسيط ، ويمكن أيضًا استخدام Access لتغيير محتويات هذا الملف. يمكن أن يساعد ذلك في جعل بيانات Access سهلة الاستهلاك من خلال مجموعة واسعة من البرامج. ملف XML يوفر هذا التنسيق أيضًا التوافق مع مجموعة متنوعة من البرامج الأخرى ، بما في ذلك بعض خوادم الويب. قائمة SharePoint يجعل هذا بياناتك قابلة للاستخدام مع مستعرض ويب ، وهو الطريقة القياسية لاستخدام قائمة SharePoint. خدمات البيانات يمكنك الاتصال بخدمات بيانات الويب داخل مؤسستك. HTML document مجلد Outlook يمكنك الاتصال بمجلدات Outlook ، بحيث يمكنك بسهولة دمج معلومات الاتصال الخاصة بك مع باقي البيانات. dBase ملف dBase هو نظام قاعدة بيانات بديلة شائعة معتمدة من قبل مربع الحوار Access The Get External Data. سيقوم Access باستيراد البيانات أو ربطها بقاعدة البيانات الخاصة بك. بالنسبة لمعظم التنسيقات ، يجب تحديد موقع البيانات ، ثم اختيار الطريقة التي تريد تخزين البيانات بها في قاعدة البيانات الخاصة بك. أعلى الصفحة إذا تم إنشاء قاعدة بيانات Access أو مشروع Access في Access 2000 أو أحدث ، يمكنك استخدام قاعدة البيانات أو المشروع في إصدار Access الذي تم إنشاؤه فيه أو في أي إصدار لاحق حتى إذا كان الملف ممكّنًا للأمان. على سبيل المثال ، يمكن استخدام ملفات Access 2000 في Access 2000 و Access 2002 و Access 2003 و Access 2007 و Access 2010. قد يكون لديك موقف حيث تريد الاحتفاظ ببياناتك في إصدار سابق من Access ، ولكن لديك مستخدمين بإصدار أحدث من Access يريدون الارتباط بهذه البيانات ولكنهم لا يزالون يستفيدون من بعض ميزات الإصدار الأحدث. الحل هو إنشاء قاعدة بيانات 'واجهة أمامية' جديدة في الإصدار الأحدث (التي تحتوي على نماذج ، وتقارير ، واستعلامات ، ووحدات ماكرو ، ولكن لا توجد جداول) ، وربطها بالجداول في ملف الإصدار الأقدم. استخدم أحد الإجراءات التالية ، استنادًا إلى ما إذا كانت قاعدة البيانات موجودة في ملف واحد ، أو مقسّمة بالفعل إلى تطبيق أمامي / خلفي. إذا تم تضمين كافة الجداول والنماذج وكائنات أخرى من قاعدة بيانات Access الإصدار السابق في ملف واحد ، وكنت ترغب في استخدام قاعدة البيانات في إصدارات متعددة من Access ، يمكنك إنشاء قاعدة بيانات أمامية جديدة في إصدار أحدث و ربطه بالملف الأصلي. لا يزال المستخدمون الذين لديهم الإصدار السابق من Access قادرين على استخدام قاعدة البيانات الأصلية. يمكن للمستخدمين الذين لديهم الإصدار الأحدث استخدام قاعدة بيانات الواجهة الأمامية الجديدة لربط نفس البيانات. يمكنك إنشاء عدة إصدارات أمامية إذا احتجت إلى استيعاب إصدارات متعددة من Access. أعلى الصفحة استخدم الإجراء التالي لتحويل قاعدة البيانات إلى أي من أحدث ثلاثة تنسيقات: Access 2000 أو Access 2002-2003 أو Access 2007. يحفظ هذا الأمر قاعدة البيانات الأصلية بتنسيقها الأصلي ، ويقوم بإنشاء نسخة بالتنسيق الذي تحدده. إذا كان الملف قاعدة بيانات Access متعددة المستخدمين موجودة على خادم أو في مجلد مشترك ، فتأكد من عدم فتح أي شخص آخر. استعرض موقع الملف الذي تريد تحويله ، ثم انقر فوقه نقرًا مزدوجًا لفتحه. إذا ظهر مربع الحوار 'تحسين قاعدة البيانات' ، يسألك عما إذا كنت ترغب في تحسين قاعدة البيانات ، انقر فوق 'لا'. إذا تم فتح نموذج عند بدء تشغيل قاعدة البيانات ، قم بإغلاق النموذج. في علامة التبويب ملف ، انقر فوق حفظ قاعدة البيانات باسم. في مربع الحوار حفظ باسم ، اكتب اسمًا لقاعدة البيانات الجديدة. ملاحظة: ما لم تقم بحفظ قاعدة البيانات الجديدة في موقع مختلف ، يجب أن يكون اسمها مختلفًا عن اسم قاعدة البيانات الأصلية. في كلتا الحالتين ، من الأفضل عادة استخدام اسم مختلف ، بحيث يمكنك بسهولة التمييز بين قاعدة بيانات الواجهة الأمامية وقاعدة البيانات الخلفية. ومع ذلك ، إذا كنت تقوم بتحويل إلى تنسيق Access 2007 ، يتغير ملحق اسم الملف من . accdb ، بحيث يمكنك استخدام اسم الملف نفسه. أعلى الصفحة تقسيم قاعدة البيانات المحولة باستخدام الإجراء التالي: من علامة التبويب أدوات قاعدة البيانات ، في المجموعة نقل البيانات ، انقر فوق قاعدة بيانات Access. في مربع الحوار 'تقسيم قاعدة البيانات' ، انقر فوق 'قاعدة بيانات انقسام'. يمكنك عمل نسخة احتياطية إذا أردت ، ولكن يمكنك أيضًا إعادة إنشاء النسخة باستخدام قاعدة البيانات الأصلية. اكتب اسمًا لقاعدة البيانات ذات النهاية الخلفية ، ثم انقر فوق انقسام. أعلى الصفحة حذف قاعدة البيانات ذات النهاية الخلفية التي أنشأتها أداة 'تقسيم قاعدة البيانات' يجب الحرص على عدم حذف قاعدة البيانات الأصلية. ربط قاعدة بيانات الواجهة الأمامية الجديدة بالجداول في قاعدة البيانات الأصلية: من علامة التبويب بيانات خارجية ، في المجموعة استيراد & ارتباط ، انقر فوق إدارة الجداول المرتبطة. انقر فوق 'تحديد الكل' ، ثم حدد خانة الاختيار المطالبة دومًا لموقع جديد. انقر فوق موافق ، استعرض للوصول إلى قاعدة بيانات الإصدار السابق ، ثم انقر نقرًا مزدوجًا فوقها. إذا سارت الأمور على ما يرام ، يعرض Access رسالة تفيد بأنه تم تحديث جميع الجداول المرتبطة المحددة بنجاح. يمكنك الآن تحسين قاعدة بيانات الواجهة الأمامية الجديدة لدعم الميزات الجديدة للمستخدمين الذين لديهم إصدارات أحدث من Access. يمكن للمستخدمين الذين لديهم إصدارات سابقة متابعة استخدام قاعدة بيانات الإصدار الأقدم. أعلى الصفحة إذا كانت قاعدة بيانات Access الخاصة بك بالفعل تطبيقًا للواجهة الأمامية / الخلفية ، فيمكنك تحويل الواجهة الأمامية إلى تنسيق الملف الجديد. لا توجد تغييرات ضرورية لقاعدة البيانات الخلفية. يوضح لك الإجراء التالي كيفية استخدام الأمر 'حفظ قاعدة البيانات باسم' لتحويل قاعدة البيانات الأمامية إلى أي من أحدث ثلاثة تنسيقات: Access 2000 أو Access 2002-2003 أو Access 2007. يحافظ هذا الأمر على قاعدة البيانات الأصلية بتنسيقها الأصلي ويقوم بإنشاء نسخة بالتنسيق الذي تحدده. إذا كان الملف عبارة عن قاعدة بيانات Access متعددة المستخدمين موجودة على خادم أو في مجلد مشترك ، فتأكد من عدم فتح أي شخص آخر. استعرض موقع قاعدة البيانات الأمامية ، ثم انقر نقرًا مزدوجًا فوقه لفتحه. إذا ظهر مربع الحوار 'تحسين قاعدة البيانات' ، يسألك عما إذا كنت ترغب في تحسين قاعدة البيانات ، انقر فوق 'لا'. إذا ظهر نموذج عند فتح قاعدة البيانات ، قم بإغلاق النموذج. في علامة التبويب ملف ، انقر فوق حفظ قاعدة البيانات باسم. في مربع الحوار حفظ باسم ، اكتب اسمًا لقاعدة البيانات الجديدة. يمكنك الآن تحسين قاعدة بيانات الواجهة الأمامية الجديدة لدعم الميزات الجديدة.
0 Comments
Leave a Reply. |
AuthorWrite something about yourself. No need to be fancy, just an overview. Archives
March 2019
Categories |